Popularne metodologije upravljanja projektima

Šta su to metodologije upravljanja projektima? Metodologija upravljanja projektima u osnovi je skup vodećih principa, tehnika, pravila i procesa za upravljanje projektom. Vaš izbor metodologije definiše kako radite i komunicirate.

Kako odabrati najbolju metodologiju upravljanja projektima?

U principu, koju ćete metodologiju izabrati zavisi od vašeg tima, vrste projekta i obima projekta. Odabir metodologije upravljanja projektima (PMM) jedna je od prvih odluka koje ćete morati da donesete kao Project menadžer.

Metoda koju odaberete imaće dubok i stalni uticaj na to kako vi i vaš tim radite.

Zato, koju metodologiju izabrati?

Različite metodologije upravljanja projektima imaju svoje prednosti i nedostatke za različite vrste projekata. Neki su usmereni na brzinu, neki na sveobuhvatnost. Opet ćemo ponoviti, metodologiju birate u zavisnosti od tipa projekta na kojem ćete raditi. Cilj je da na kraju maksimizujete upotrebu resursa i vremena.

Upravo iz ovog razloga, ćemo vam i predstaviti najpopularnije metodologije upravljanja projektima

AGILE

Jedna od prepoznatljivijih metodologija upravljanja projektima je Agile. Ova metodologija je najprikladnija za projekte koji su iterativni i inkrementalni. To je vrsta procesa u kojem se zahtevi i rešenja razvijaju kroz zajedničke napore samoorganizovanih i višefunkcionalnih timova i njihovih klijenata. Prvobitno kreirana za razvoj softvera, osnovana je kao odgovor na neadekvatnosti Waterfall metode (informacije o tome kasnije u tekstu), čiji procesi nisu udovoljili zahtevima velike konkurencije i stalnih promena softverske industrije. Agilno upravljanje projektom proizilazi iz vrednosti i principa Agile Manifesta, deklaracija koju je 2001. zacementiralo 13 lidera industrije. Njegova svrha je otkrivanje boljih načina razvoja softvera pružajući jasnu i merljivu strukturu koja podstiče iterativni razvoj, saradnju tima i prepoznavanje promena.

Sačinjene od četiri osnovne vrednosti i 12 ključnih principa, evo šta su:

Vrednosti:

1. Pojedinci i interakcije naspram procesa i alata
2. Radni softver naspram sveobuhvatne dokumentacije
3. Saradnja sa klijentima naspram pregovaranja u ugovoru
4. Reagovanje na promene naspram sleđenja plana

Principi:

1. Zadovoljstvo kupaca putem rane i kontinuirane isporuke softvera
2. Udovoljavanje promenljivim zahtevima tokom procesa razvoja
3. Česta isporuka radnog softvera
4. Saradnja između poslovnih zainteresovanih strana i programera tokom celog projekta
5. Podrška, poverenje i motivisanje uključenih ljudi
6. Omogućavanje interakcije licem u lice
7. Radni softver je glavna mera napretka
8. Agilni procesi podržavaju dosledan tempo razvoja
9. Pažnja na tehničke detalje i dizajn povećava agilnost
10. Jednostavnost
11. Timovi se samoorganizuju i podstiču sjajne arhitekture, zahteve i nacrte
12. Redovna razmišljanja o tome kako postati efikasniji

Zbog svoje prilagodljivosti, Agile metodologija se obično koristi za isporuku složenijih projekata. Koristi šest glavnih rezultata za praćenje napretka i kreiranje proizvoda koji su izjava o viziji proizvoda, plan proizvoda, backlog proizvoda, plan izdavanja, Sprint backlog i dodatno uvećanje. Sa ovim karakteristikama se utvdio kao metodologija koja stavlja naglasak na saradnju, fleksibilnost, kontinuirano usavršavanje i visokokvalitetne rezultate.

Najprikladnija je za projekte koji zahtevaju fleksibilnost i imaju nivo složenosti ili nesigurnosti. Na primer, proizvod ili uslugu koji nije izgradio tim. Agile je metodologija koja u sebi ima metodologije, kao što su Scrum i Kanban.

SCRUM

Scrum se sastoji od pet vrednosti: posvećenost, hrabrost, usredsređenost, otvorenost i poštovanje. Njegov cilj je razvoj, isporuka i održavanje složenih proizvoda kroz saradnju, odgovornost i iterativni napredak.

Ono što razlikuje Scrum od ostalih Agile metodologija upravljanja projektima je kako funkcioniše koristeći određene uloge, događaje i artefakte.

Scrum tim role:

• Product owner: stručnjak za proizvode koji predstavlja zainteresovane strane i predstavlja glas korisnika.
• Development team: Grupa profesionalaca koji isporučuju proizvod (programeri, dizajneri).
• Scrum master: Organizovani servant-leader koji osigurava razumevanje i izvršenje Scrum-a.

Scrum events:

• Sprint: Iterativni vremenski okviri u kojima se postiže cilj. Vremenski okvir ne prelazi jedan kalendarski mesec i dosledan je tokom celog procesa razvoja.
• Sprint planning: gde se ceo Scrum tim okuplja – na početku svakog Sprinta – da planira nadolazeći sprint.
• Daily Scrum: 15-minutni sastanak koji se održava u isto vreme, svakog dana Sprinta, gde se razgovara o dostignućima prethodnog dana, kao i o očekivanjima za sledeći.
• Pregled sprint-a: Neformalni sastanak koji se održava na kraju svakog Sprint-a na kojem Scrum tim predstavlja svoj napredak zainteresovanim stranama i razgovaraju o povratnim informacijama.
• Sprint retrospective: Sastanak na kojem Scrum tim razmišlja o postupcima prethodnog Sprinta i uspostavlja poboljšanja za naredni Sprint.

Scrum Artifacts:

• Product backlog: kojim upravlja Product Owner, tamo su navedeni svi zahtevi za održiv proizvod prema redosledu prioriteta. Uključuje funkcije, funkcionalnosti, zahteve, poboljšanja i ispravke koji omogućavaju bilo kakve promene proizvoda u budućim izdanjima.
• Sprint backlog: Lista zadataka i zahteva koji se moraju ispuniti tokom sledećeg sprinta. Ponekad je praćena Scrum task board-om koja se koristi za vizuelizaciju napretka zadataka u trenutnom Sprintu i bilo kakve promene koje se vrše u formatu „To Do, Doing i Done“.

Najprikladnija je za projekte koji se sastoje od timova manje od sedam ljudi kojima je potreban fleksibilan pristup isporuci proizvoda ili usluge. Scrum metodologija je najbolja za iskusne, disciplinovane i motivisane manje projektne timove koji mogu postaviti sopstvene prioritete i jasno razumeti zahteve projekta.

Kanban

Kanban je još jedan popularni Agile okvir/framework koji se, slično kao i Scrum, fokusira na rana izdanja sa kolaborativnim i self-managing timovima. Koncept je razvijen u proizvodnim linijama Toyota fabrika četrdesetih godina prošlog veka. Vrlo je vizuelna metoda koja ima za cilj da pruži visokokvalitetne rezultate slikajući proces procesa rada tako da se uska grla mogu prepoznati već u procesu razvoja. Deluje na šest opštih praksi, a to su:

1. Vizualizacija
2. Ograničavanje rada u toku
3. Upravljanje protokom
4. Čini politike eksplicitnim
5. Koristi povratne veze – feedback loops
6. Saradnja ili eksperimentalna evolucija

Kanban postiže efikasnost koristeći vizuelne znakove koji signaliziraju različite faze razvojnog procesa. Znakovi koji su uključeni u taj postupak su Kanban tabla, Kanban kartice, pa čak i Kanban swimlanes/planovi za one koji traže više od organizacije.

• Kanban board: se koristi za vizuelizaciju procesa razvoja. Može biti ili fizička (tabla, lepljive beleške i markeri) ili digitalna.
• Kanban cards: Svaka Kanban kartica prikazuje radni predmet / zadatak u procesu rada. Koristi se za komunikaciju o napretku sa svojim timom i predstavlja informacije poput statusa, vremena ciklusa i predstojećih rokova.
• Kanban swimlanes: horizontalno teku, Kanban swimlanes su vizuelni element na ploči koji vam omogućava da dodatno razlikujete zadatke / predmete klasifikujući ih. Njihova svrha je da pruže bolji pregled procesa rada.

Iako ne postoje postavljena pravila o Kanbanu po sebi, on funkcioniše koristeći Kanban ploču za predstavljanje faza razvoja od početka kada se ideje stvaraju, preko rada u toku, pa do toga kada je posao završen. Ima strukturu „To-Do, Doing i Done“.

Kanban je svoj pečat ostavio u industriji razvoja softvera. Međutim, zahvaljujući svojoj fleksibilnosti, postao je privlačan i u drugim industrijama i jedna je od nekoliko metodologija upravljanja projektima koja se može primeniti na bilo koji projekat koji zahteva kontinuirano unapređenje u toku razvojnog procesa. Najprikladniji je za projekte sa manjim timovima, kojima je potreban fleksibilan pristup isporuci proizvoda ili usluge. Kanban je takođe odličan za ličnu produktivnost.

LEAN

Lean metodologija promoviše maksimiziranje korisničke vrednosti, istovremeno minimizirajući otpad. Njegov cilj je stvaranje veće vrednosti za kupca korišćenjem manje resursa. Njene vrednosti potiču iz japanske prerađivačke industrije koja pretpostavlja da se „kako se otpad uklanja, poboljšava i kvaliteta, a vreme proizvodnje i troškovi smanjuju.“ Identifikuje tri vrste otpada; muda, mura i muri, poznati kao 3M.

Muda – Muda se odnosi na uklanjanje otpada i odnosi se na aktivnost ili proces koji ne dodaje vrednost. To može biti ili nešto što je fizički gubitak vašeg vremena ili nešto što troši vaše resurse. Okarakterisane kao sedam originalnih otpadaka su:

1. Transport: kretanje proizvoda između operacija i lokacija.
2. Inventar: Rad u toku (WIP) i zalihe gotovih proizvoda i sirovina koje kompanija zadržava.
3. Kretanje: fizičko kretanje osobe ili mašine tokom obavljanja operacije.
4. Čekanje: Čin čekanja da se mašina završi, da stigne proizvod ili bilo koji drugi razlog.
5. Prekomerna proizvodnja: Prekomerno proizvođenje proizvoda izvan onoga što je kupac naručio.
6. Prekomerna obrada: Izvođenje operacija izvan onih koje klijent zahteva.
7. Defekti: Proizvod odbacuje i ponovo obrađuje unutar vaših procesa.

Mura – Mura je o uklanjanju varijacija u procesu rada na zakazivanju i nivou rada tako da sve teče ravnomerno. Na primer, prilikom objavljivanja časopisa, ako neki urednik potroši previše vremena za uređivanje članka, to znači da će tim za dizajn imati manje vremena da kreira proširivanje pre isteka roka za objavljivanje. Stoga biste skratili vreme za uređivanje i osigurali da je vremenski okvir svakog odeljenja potrošen na članak isti.

Muri – Muri radi na uklanjanju preopterećenja tako da ništa ne usporava. Odnosi se na menadžere i vlasnike preduzeća koji nameću nepotreban stres svojim zaposlenima i procesima zbog loših organizacija, nejasnih načina rada i korišćenja pogrešnih alata.

Umesto da primenjuje određene procese, Lean se više drži pridržavanja skupa principa. Pet glavnih principa su; odredite vrednost kupca, identifikujte korake u value steam-u, napravite neprekidni product flow, omogućite klijentima da povuku vrednost iz sledeće upstream aktivnosti i težite ka uklanjanju nepotrebnih koraka.

Često pogrešno specijalizovana za prerađivačke industrije, Lean metodologija je idealna za sve kompanije ili organizacije koje su zainteresovane da transformišu način na koji posluju.

WATERFALL

Jedna od tradicionalnijih metodologija upravljanja projektima. Waterfall je linearni, sekvencijalni pristup dizajnu, gde napredak teče prema dole u ​​jednom pravcu – poput vodopada. Potiče iz proizvodne i građevinske industrije. Izuzetno je fokusiran na zahteve. Morate imati kristalno jasnu predstavu o tome šta projekat zahteve pre nego što se i započne. Njegov nedostatak je ne fleksibilnost u promenama dizajna u ranijim fazama razvojnog procesa. Ne postoji prostor za korekciju kada je projekat u toku.

Metodologija je prvi put predstavljena u članku koji je 1970. godine Dr. Winston Royce-a, gde se naglasilo da ćete moći preći na sledeću fazu razvoja tek kada trenutna faza bude bila završena. Faze se slede prema redosledu:

1. Sistemski i softverski zahtevi
2. Analiza
3. Dizajn
4. Kodiranje
5. Testiranje
6. Operacije

Waterfall je metodologija za upravljanje projektima koja naglašava važnost dokumentacije. Ideja je da, ukoliko radnik ode u toku procesa razvoja, njihova zamena može početi tamo gde se stalo tako što će se novi zaposleni upoznati sa podacima datim u dokumentima. Zato su i glavne prednosti ove metodologije: jednostavan je za shvatanje i upotrebu; pouzdana struktura i dokumentacija.

Najprikladnija je za veće projekte koji zahtevaju održavanje strogih faza i rokova ili projekte koji su rađeni u različitim vremenima u kojima su šanse za iznenađenja tokom razvojnog procesa relativno male.

SIX SIGMA

Six Sigma je metodologija upravljanja projektima koju su inženjeri Motorole prvi uveli 1986. Cilj joj je poboljšati kvalitet smanjujući broj grešaka u procesu identifikovanjem onoga što ne funkcioniše, a zatim uklanjanjem tog što ne funkcioniše iz samog procesa. Koristi metode upravljanja kvalitetom, koje su uglavnom empirijske i statističke, kao i ekspertizu ljudi koji su stručnjaci za ove metode.

Postoje dve glavne Six Sigma metodologije koje se sprovode: Six Sigma Green Belts i Six Sigma Black Belts, i nadgledaju se sa Six Sigma Master Black Belts.

Za poboljšanje poslovnih procesa koristi se DMAIC:

Define the problem and the project goals
Measure in detail the various aspects of the current process
Analyze data to, among other things, find the root defects in a process
Improve the process
Control how the process is done in the future

dok se za kreiranje novih procesa, proizvoda ili usluga koristi DMADV:

Define the project goals
Measure critical components of the process and the product capabilities
Analyze the data and develop various designs for the process, eventually picking the best one
Design and test details of the process
Verify the design by running simulations and a pilot program, and then handing over the process to the client

Postoji i Lean Six Sigma metodologija koja je posvećena poboljšanju performansi tima sistematskim uklanjanjem otpada i smanjenjem varijacija. Ova metodologija je najprikladnija za veće kompanije i organizacije koje žele da poboljšaju kvalitet i efikasnost pomoću metodologije zasnovane na podacima.

PMI/PMBOK

PMI (Project Management Institute) je neprofitno udruženje za sertifikaciju za upravljanje projektima i organizaciju standarda. Kroz PMI dolazi PMBOK koji nije u potpunosti metodologija već vodič koji detaljno opisuje skup standarda koji karakterišu upravljanje projektima.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) predstavlja skup standardnih terminologija i smernica za upravljanje projektima. Navodi da postoji pet procesnih grupa koje preovlađuju u gotovo svakom projektu. To su.

1. Iniciranje: Definisanje početka novog projekta ili nove faze postojećeg projekta.
2. Planiranje: Gde je opisan opseg projekta, ciljevi i kako će se ciljevi postići.
3. Izvođenje: Zapravo obavljanje poslova definisanog planom upravljanja projektima.
4. Nadgledanje i kontrola: Kada trebate da pratite, pregledate i regulišete napredak i performanse.
5. Zatvaranje: Zaključivanje svih aktivnosti u svim procesnim grupama radi formalnog zatvaranja projekta ili fraze.

Uporedo sa tim, ona uključuje najbolje prakse, konvencije i tehnike koje se smatraju industrijskim standardom. PMBOK se redovno ažurira kako bi se osiguralo da sadrži najsavremenije prakse upravljanja projektima.

Budući da je PMI / PMBOK više referentni vodič nego stvarna metodologija upravljanja projektima, ne možete je implementirati u projekat. Međutim, on se može koristiti kada želite da odredite najbolje prakse za svoj projekat.

Ukoliko biste želeli da naučite više o ovoj metodologiji, u našem IT edu centru, za 14. novembar je najavljen PM trening – Upravljanje projektima po PMI metodologiji.

Zaključak…

Kao menadžer projekata imate izbor između nekoliko metodologija upravljanja projektima. Svaka od ovih metodologija ima svoje prednosti i nedostatke. Odabirom prave metodologije, vaš projekat će biti brži, bez „trzavica“ i efikasniji.

Zato da bi se odlučili za jednu od navedenih metodologija, vodite se procenom i zahtevima vašeg projekta, tima, organizacije, zainteresovanih strana (stakeholder-i) i postojećim alatima koje će sve u kompletu biti u skladu sa vašim zahtevima i vašom snagom.