Pravila poslovnog bontona za rad od kuće

Prelaskom na rad sa virtuelnim timovima promenila se i definicija i praksa poslovnog bontona. Kada se sa nekim vidite uživo obavezna je adekvatna poslovna odeća, ljubazno čvrsto rukovanje… Međutim, kada radite na daljinu morate da znate osnove slanja email-a, razgovaranja telefonom i ponašanja na video sastancima.

Ali mnogi se previše opuste i zaborave da, iako rade od kuće, ipak postoje određena pravila.

Email pravila

Pisanje email-a kolegama je jednostavno, a profesionalna komunikacija onlajn se svakako razlikuje od lične komunikacije.

Ono na šta treba da obratite pažnju prilikom pisanja mejlova je da pre svega budete ljubazni i profesionalni u obraćanju (obraćanje na Vi, ako neko ima titulu poželjno je staviti, ali ako niste sigurni koja je tačno titula bolje nemojte ništa navoditi, jer je veći problem navesti pogrešnu), budite kratki i jasni (važno je na pravi način dočarati poentu, ono što imate izložite jasno i precizno, jer ipak pišete mejl, a ne referat), gramatički i pravopisno tačni (pre slanja mejla proverite da li ste ga pravilno napisali, a ako niste sigurni konsultujte se sa nekim od kolega, takođe izbegavajte žargonizme i kolokvijalne izraze), odgovorite na vreme (ne morate da odgovorite u roku od nekoliko minuta, ali pokušajte da odgovorite u roku od jednog ili dva radna dana, jer imajte na umu kad god Vam neko pošalje mejl to ipak radi sa razlogom. Kada ste van kancelarije podesite automatski odgovor).

Telefonski bonton

Poslovna komunikacija se često odvija preko telefona. Kada razgovarate sa klijentom ili poslovnim partnerom telefonom vodite računa o sledećim stvarima:

• Ne zovite nenajavljeno: svako u poslovnom svetu ima raspored koji treba da prati, bilo da pokušava da odredi prioritete za veliki posao ili ima striktno vreme da nešto odradi. Kada treba sa nekim da razgovarate telefonom, pošaljite mu mejl da zakažete poziv. Nenajavljeno pozivanje može se smatrati lošim manirom, jer primalac poziva možda nije spreman da razgovara sa vama.
• Koristite razuman ton i budite jasni: Vaš ton je veoma važan za poslovni telefonski poziv. Moraćete da zadržite ljubazan ton dok razgovarate sa članovima tima ili klijentima i morate biti svesni koliko glasno i jasno govorite. Ukoliko govorite preglasno ili mrmljate tokom poziva, primalac neće primiti vašu poruku kako očekujete. Ton i komunikacija mogu da variraju u zavisnosti od kulture, pa i to treba imati na umu.
• Napravite profesionalnu govornu poštu: pravljenje profesionalne govorne pošte kada ste nedostupni je ispravan poslovni bonton, jer će tako ljudi znati ko ste, šta radite i da ste trenutno nedostupni. Tada Vam mogu ostaviti poruku sa objašnjenjem zašto zovu i da im Vi odgovorite u najkraćem roku, kada Vam odgovara da telefonirate, a dobra stvar je što se možete tako pripremiti za razgovor.

Video bonton

Video je jedan od najpopularnijih načina povezivanja ljudi koji rade od kuće. Ovaj metod ima prednost jer sa ljudima pričate u realnom vremenu, što znači da treba da znate neke osnove video bontona koje treba da znate.

• Isključite zvuk: jedan od najvećih problema sa kojim se članovi tima suočavaju u video pozivima je pozadinska buka koja dolazi od onih koji ne govore. Za ovaj problem postoji jednostavno rešenje: isključite zvuk kada ne pričate. Isključivanjem zvuka svi će imati usmerenu punu pažnju na osobu koja govori.
• Vodite računa o govoru tela: tokom video poziva, ostali mogu da vide kako neverbalno komunicirate sa osobom koja govori. Ako gledate dole ili ste previše opušteni u stolici, možete poslati poruku da niste zainteresovani za razgovor. Ako sedite uspravno, izgledate zainteresovano i neverbalnom komunikacijom pokazujete da ste angažovani, time govorite osobi koja priča da obraćate pažnju.
• Ne prekidajte: prekidanje nekog u video pozivu može biti posebno ometajuće. Tehnologija ne može uvek da prati više ljudi koji pokušavaju da razgovaraju u video pozivu, tako da prekid može da bude konfuzan za sve učesnike.
• Obucite se prikladno: na video pozivu se vidi vaša odeća samo od struka naviše, ali je i dalje važno da se obučete na odgovarajući način. Vaša odeća za video pozive treba da prati pravila oblačenja vaše kompanije. Takođe vodite računa o ličnoj higijeni kada je uključena kamera.

Dodatna napomena: Ukoliko radite sa strancima obavezno se raspitajte da li imaju neka specifična ili pravila koja se razlikuju on naših, jer nešto što je za nas uobičajeno za njih može biti uvredljivo, pa možete da rizikujete da ugrozite posao.